Ya hace dos semanas que cerramos la oficina siguiendo las recomendaciones de confinamiento que dio el Gobierno para hacer frente al Coronavirus. Abandonamos nuestra mesa, nuestro ordenador y el ambiente de trabajo con los compañeros para dar paso al teletrabajo.
El coronavirus ha obligado a las empresas y a las PYMES españolas a digitalizarse, el problema es que muchas no lo están pudiendo hacer porque no tienen las herramientas. En España, en 2018, según el portal Statista, únicamente un 4’3% de los trabajadores realizaba teletrabajo habitualmente. Estos datos revelan que, efectivamente, ni España ni sus empresas estaban preparadas para la digitalización.
El Coronavirus se ha convertido en un simulacro perfecto para probar si tu PYME está digitalizada y practicar el teletrabajo. En el artículo 5 herramientas para digitalizar PYMES y continuar con teletrabajo durante el confinamiento por Coronavirus te presentamos maneras fáciles y gratuitas de gestionar tu equipo durante el teletrabajo, pero si tu empresa aún no está digitalizada, ¡te interesa este artículo!
¡A continuación te presentamos los 10 pasos fundamentales que debes seguir para digitalizar tu PYME o empresa para llevar a cabo el teletrabajo durante el confinamiento por Coronavirus!
1. Haz una evaluación de las necesidades internas
La transformación de tu PYME o empresa debe responder a las necesidades internas, por lo tanto, es importante que tengas claro qué funciones se deben satisfacer una vez esté acabada la digitalización.
Hay que tener en cuenta aspectos como la manera de gestionar tu equipo de trabajo, asegurarse que todos ellos disponen de las herramientas necesarias para hacer teletrabajo y comprobar que se podrán seguir cumpliendo las funciones de la empresa.
Digitalizar tu empresa y hacer teletrabajo a causa del confinamiento por Coronavirus no tiene que significar una pérdida cualitativa, tienes que conseguir que sus funciones no se vean afectadas.
2. Evalúa cómo va ser la relación con el cliente
Una vez tengas claras las necesidades internas de tu PYME en el proceso de digitalización hay que evaluar cómo va a ser la relación con los clientes durante este período de teletrabajo a causa del confinamiento por Coronavirus.
Una de las maneras de mantener fresca la relación con los clientes es poner en práctica la omnicanalidad. Te estarás preguntando qué es, ¡así que te lo explicamos! La omnicanalidad no es nada más que un modelo de comunicación destinado a mejorar la relación con tus clientes estableciendo muchas vías de comunicación con él. De esta manera se crea un vínculo en que el cliente siente que estás ahí siempre que lo necesite y la digitalización de tu PYME por el Coronavirus no va a tener impacto en él.
3. Empieza con herramientas gratuitas
Como explicamos en el artículo 5 herramientas para digitalizar PYMES y continuar con teletrabajo durante el confinamiento por Coronavirus puedes digitalizar tu PYME de manera fácil y gratuita.
Haz realidad el teletrabajo con herramientas gratuitas como Hangouts, Slack, Google Drive, Airtable o Trello! ¡Descúbrelas!
4.Establece las reglas para el teletrabajo
Si en la oficina es fácil distraerse, en casa ya es otro nivel. Es por esto que, en el proceso de digitalización de tu empresa durante el confinamiento por Coronavirus, debes transmitir unas reglas a tus trabajadores.
Lo más esencial, es que establezcas un horario y hagas lo posible para que tus trabajadores lo cumplan. Aunque estén en caso debe haber una frontera entre la jornada laboral y el tiempo libre. Otra norma que puede ser importante es transmitirles la importancia de respetar la confidencialidad de la empresa y los clientes aunque se esté teletrabajando desde casa.
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5. Forma y adapta a tu personal
Antes de transformar tu PYME y dar el paso a la digitalización debes invertir un tiempo con tus trabajadores para guiarlos en en esta nueva etapa de teletrabajo. Debes explicarles cómo va a ser su nueva manera de trabajar, cómo va a funcionar la empresa y las herramientas que vais a usar.
¡Tómate un tiempo para cuidar a tu equipo humano en esta transformación hacia el teletrabajo durante el confinamiento por Coronavirus!
6. Define las metas desde el inicio.
Como decíamos anteriormente distraerse en el trabajo es fácil, pero en casa lo es mucho más. Para ayudar a tus trabajadores a ser productivos teletrabajando durante el confinamiento por Coronavirus es importante que les des metas a cumplir. De esta manera tendrán unos objetivos claros y podrán sentirse realizados al ver los resultados.
La digitalización de tu PYME y la puesta en práctica del teletrabajo no tiene que significar una pérdida de contacto con tu trabajador ni con su realización personal.
7. Promueve una buena comunicación.
La comunicación en cualquier puesto de trabajo y empresa es esencial. El trabajador debe sentir que puede comentar cualquier aspecto profesional o personal con sus compañeros y con sus supervisores. Durante el confinamiento por Coronavirus no se debe perder esta comunicación con tu equipo, ya que, como hemos visto, en España el teletrabajo es algo nuevo para muchas empresas y PYMES y el trabajador se debe sentir acompañado. Además, te aconsejamos que cuando hables con tus trabajadores no solo habléis de temas profesionales, ¡tómate un momento para preguntarle cómo se encuentra personalmente!
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8. Supervisa
Como decíamos antes el trabajador siempre necesita recibir un feedback por parte de su supervisor para asegurarse que lo que está haciendo está siendo de provecho para la empresa. Durante el confinamiento por el Coronavirus puede haber trabajadores que se sientan perdidos en esta nueva etapa de teletrabajo, así que debes asegurarte que se sientan cómodos.
¡Dedica momentos a supervisar el cumplimiento de los objetivos de tus trabajadores y a darles feedback!
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9. Considera optimizar el valor diferencial de tu negocio con un app a medida escalable
Probablemente estarás pensando: ¿por qué mi empresa necesita una aplicación móvil a medida? La respuesta es bien fácil, una app para tu empresa puede ayudar a mejorar la comunicación con tus trabajadores o hacer más viable y rápida la explicación de los objetivos a cumplir, entre otros beneficios. En este momento de confinamiento por Coronavirus puede serte muy útil en tu PYME crear una aplicación para mejorar la calidad del teletrabajo.
En el artículo 7 pasos para crear una app a medida para tu empresa puedes encontrar más información sobre qué debes hacer para hacer realidad la aplicación móvil a medida para tu empresa.
10. Empieza a tener presencia en las redes sociales (o sigue teniéndola)
Hoy en día un PYME o empresa que da el paso hacia la digitalización debe tener una página web, como mínimo, y presencia en las redes sociales. Una PYME puede llegar a cualquier lugar del mundo si cuida su comunicación en internet.
Estamos confinados por el Coronavirus y, queramos o no, pasamos más tiempo conectados a nuestras redes sociales. Por lo tanto, ¡es el momento perfecto para empezar a tener presencia en las redes sociales, podrás llegar a muchas personas!
Si ya tenías presencia en redes sociales y ya tenías una página web, ¡no las abandones! Es buen momento para decir al mundo que ya has digitalizado tu PYME y que sigues aquí.