¿Eres emprendedor o empresario? ¿Formas parte de una PYME o empresa? Si es así, probablemente, una de tus inquietudes sea buscar maneras de mejorar la eficiencia y productividad de tu negocio para aumentar los beneficios. ¿Cómo puedes conseguirlo? ¡Automatizando los procesos de tu empresa!
¿Qué es la automatización de procesos?
Automatizar procesos consiste, principalmente, en digitalizar la información de una empresa, integrar aplicaciones y usar softwares robot. En definitiva, la automatización de procesos tiene como objetivo principal reducir costes, acelerar el tiempo de ejecución de las tareas y eliminar los posibles errores humanos que se puedan cometer.
¿En qué casos del día a día de una empresa se requiere automatizar procesos?
Si eres empresario o emprendedor seguro que alguna vez has pensado que el proceso de archivar y contabilizar las facturas es bastante farragoso. Mediante la automatización de procesos es posible que un robot software las archive y contabilice sin tener que invertir tiempo.
Otras tareas que puede realizar un robot software es la selección de currículums cuando abras plazas en tu empresa, o bien acciones de márketing como el envío masivo de correos ofreciendo tus productos o servicios a los clientes potenciales.
En definitiva, la automatización de procesos comprende un abanico muy amplio de acciones, ¡solo tienes que crear un software a medida adecuado para cada uno!
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¿Por qué automatizar los procesos de tu negocio? ¿Qué ventajas te puede aportar?
Reducción de costes y gastos. Las tareas se realizan de manera más eficiente ahorrando tiempo, recursos y disminuyendo la carga de trabajo de tu equipo.
Minimizar el número de errores. Se disminuyes el riesgo de que haya errores humanos o de comunicación dentro del equipo de trabajo.
Facilidad de seguimiento. El proceso queda registrado y, por lo tanto, los errores se detectan fácilmente. Además, se sabe el momento exacto en que se ha producido y por qué, de manera que se puede solucionar mucho más rápido.
Ganar tiempo. Los procesos automatizados van más rápido que los procesos manuales. Esta ganancia de tiempo permite ejecutar los proyectos con más eficiencia: la toma de decisiones es más rápida, se obtienen informes de situación contínuamente y se obtiene control de resultados a tiempo real.
Identificar cuellos de botella. Podrás detectar fácilmente si se están realizando tareas no necesarias para la empresa o bien si hay procesos que se están haciendo por duplicado.
Además de automatizar procesos, una manera de hacer crecer tu negocio a todos niveles es crear una app a medida. Es cierto que puedes recurrir a apps genéricas que cubran algunas de tus necesidades, pero siempre va a ser mejor para tu negocio crear una app a medida para potenciar la productividad de tu empresa. ¿En qué aspectos puede mejorar tu negocio una app a medida? En definitiva, significará un salto cualitativo de tu empresa y una mejora de la productividad reduciendo costes. Te lo explicamos en nuestro artículo ¿Cómo mejorar la productividad con una app a medida?.
¿Te estás preguntando cómo puedes comenzar a automatizar los procesos de tu empresa? ¡Te lo explicamos a continuación!
5 herramientas para automatizar procesos en tu PYME, empresa o Startup
1. WorkProject
Workproject es un software que permite registrar el tiempo invertido en cada uno de tus proyectos. Su software a medida registra toda la actividad que se realiza desde un ordenador, tablet o móvil y, a continuación, la filtra por departamentos, empleados y fechas.
Gracias a esta herramienta puedes ver al instante los informes del tiempo que le está dedicando cada trabajador a cada proyecto y, pot lo tanto, tendrás un informe de los costes y beneficios de cada proyecto a tiempo real.
De esta manera, podrás automatizar procesos de tu empresa gracias a los informes detallados de actividad, que te permitirán hacer previsiones en tu negocio de manera más rápida, eficiente y barata, que si lo tuviera que hacer un equipo humano.
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2. UiPath
UiPath es una automatización robótica de procesos, lo que en inglés se denomina Robotic Process Automation (RPA), que permite automatizar todo tipo de páginas web o aplicaciones de escritorio de manera completamente gratuita.
El objetivo principal de este software a medida es liberar al equipo de trabajo de tareas repetitivas mediante la automatización. Algunos de los procesos que permite automatizar UiPath son la monitorización de las tareas ejecutadas o bien auditoría y analítica del cumplimiento de la seguridad empresarial y las buenas prácticas en tu negocio.
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3. Zapier
Zapier es una herramienta que permite integrar las aplicaciones web de tu empresa y automatizar fácilmente procesos de trabajo. Su objetivo principal es minimizar el tiempo que dedican los trabajadores a realizar tareas repetititivas, como bein postear en las redes sociales o actualizar listas de contactos.
El software a medida de Zapier funciona haciendo de intermediario entre las API (Application Programming Interfaces) de las distintas páginas web para conectarlas entre sí. De esta manera, por ejemplo, si publicas un artículo en tu página web gracias a Zapier se va a generar un post con este artículo en tus redes sociales.
4. Flow
Este software creado por Microsoft tiene el objetivo principal de crear flujos de trabajo automatizados, como bien sincronizar archivos, recopilar datos o unificar notificaciones. Su funcionamiento es parecido a la herramienta Zapier, que acabamos de ver, ya que actúa en base de la integración de aplicaciones.
Este software a medida está principalmente orientado a aumentar la productividad de tu empresa, gracias al ahorro de tiempo; automatizar a gran escala los procesos de tu empresa, y crear flujos de trabajo inteligentes.
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5. Selenium
Selenium es un software que tiene el objetivo principal de comprobar si los procesos de tu empresa están funcionando correctamente, realizando informes, editando acciones para mejorar su funcionamiento y automatizando tantas acciones como sea posible.
Es un software de código abierto que trabaja con diferentes lenguajes de programación como Java, PHP, Python, C #, Groovy, Ruby y Perl. Es por esto que es un software con gran flexibilidad.